Orientação 14 – Recomendações para reuniões de trabalho por videoconferência

Dando continuidade às Orientações 10 e 12, que tratam de recomendações para gestores e integrantes do corpo funcional do Inmetro sobre práticas de home office, apresentaremos hoje sugestões para a participação em reuniões de trabalho por videoconferência.
 
REALIZAÇÃO DE REUNIÕES DE TRABALHO POR MEIO DE VIDEOCONFERÊNCIA
 
Enquanto vigorar o trabalho remoto, é importante que os gestores definam uma agenda de reuniões com a sua equipe, a serem realizadas por meio de videoconferência. Da mesma forma, é essencial que o corpo funcional cumpra a rotina de reuniões estabelecida por sua chefia.
 
Sugerimos fortemente a utilização do Mconf, um serviço de conferência web que possibilita a realização de reuniões virtuais, já divulgado anteriormente (aproveitamos para encaminhar novamente seu tutorial, anexo a este e-mail).
 
Para que esses encontros virtuais sejam mais eficazes, observem as dicas:
  • Assim como em qualquer outro compromisso presencial, todos devem ser pontuais nas reuniões por meio de videoconferência. É recomendável que essas reuniões tenham os horários de início e de encerramento previamente definidos e que o tempo estipulado seja respeitado, salvo em casos de imprevistos.
  •  Antes de começar a chamada de vídeo, deve-se observar se existem elementos inapropriados aparecendo ao fundo, que possam causar constrangimento ou distrações para os outros participantes da reunião. 
  •  Informe aos familiares que você estará em reunião em determinado horário. Por outro lado, entendendo que no contexto atual nem todas as situações são passíveis de controle, pratique empatia e busque compreender que pode haver alguma “participação especial” no encontro virtual.
  •  Também é recomendável que, ao longo da reunião, aqueles que não estiverem falando deixem os microfones no mudo/desligado. Isso colabora para a compreensão de todos e evita interferências externas.
  •  Para os gestores, sugerimos que preparem pautas para reuniões, não esquecendo de apresentar um feedback sobre as entregas/pendências da reunião anterior, eventuais atualizações de diretrizes e demandas institucionais (especialmente aquelas que impactam diretamente as atividades da sua área). É interessante, ainda, apontar as prioridades do trabalho para o dia ou para os próximos dias, com objetivos, prazos e responsáveis definidos.
  •  É importante que ao longo da reunião haja oportunidade para que todos se expressem, contudo, deve haver um entendimento de que os assuntos específicos, os que demandarem maior tempo de discussão e aqueles que não precisam ser tratados por todos os integrantes da equipe devem ser direcionados para reuniões individuais ou somente com os envolvidos com determinado assunto ou processo.
  •  Por fim, sugere-se que o gestor (ou um participante por ele designado) faça registros durante as videoconferências para o posterior envio do que foi conversado e/ou definido.
Vale destacar que a participação em reunião de trabalho por meio de videoconferência requer bom senso. É preciso analisar e ter a capacidade de distinguir as diferentes situações e o grau de formalidade exigido para cada reunião e, com isso, saber como proceder em cada caso. Independentemente da situação, respeito e educação com o próximo são sempre necessários!